Ordio-Login

Der Ausdruck Ordio-Login bezeichnet die Anmeldung bei Ordio, einer webbasierten Plattform für Schichtplanung, Zeiterfassung und Personalverwaltung. Der Zugang ist über die Webversion oder die mobile Mitarbeiter-App möglich. Welche Inhalte eine angemeldete Person sehen und bearbeiten kann, hängt von ihrer Rolle und den Berechtigungen im jeweiligen betrieblichen Workspace ab.

Grundlagen des Zugangs

Ein Workspace ist die Anwendungsumgebung eines Betriebs. Mitarbeitende erhalten Zugang, indem der Betrieb sie hinzufügt und zum Workspace zulässt. Ein persönliches Ordio-Konto und die Zugehörigkeit zu einem bestimmten Workspace sind daher zu unterscheiden: Wer bereits ein Konto besitzt, kann durch eine weitere Einladung auch einem zusätzlichen Workspace zugeordnet werden. Bei der Anmeldung lässt sich anschließend zwischen den verbundenen Workspaces wählen.

Der persönliche Login in der Mitarbeiter-App ist nicht mit der PIN für ein gemeinsam genutztes Zeiterfassungsterminal gleichzusetzen. Am Terminal erfassen Mitarbeitende ihre Zeit über die ihnen zugewiesene PIN; zum Starten der Terminal-App benötigt dagegen eine berechtigte Person eigene Anmeldedaten.

Erste Anmeldung

Einladung durch den Betrieb

Ein Betrieb kann Mitarbeitende unter anderem per E-Mail, SMS oder über einen gemeinsamen Zugangslink einladen. Bei einer Einladung per E-Mail oder SMS führt der Link zur Registrierung für den Workspace; dabei können die vom Betrieb festgelegten Stammdaten abgefragt werden. Bei einem gemeinsamen Zugangslink muss die Registrierung anschließend durch eine administrierende Person verifiziert werden. Der Betrieb kann ein Mitarbeiterprofil auch zunächst ohne Einladung anlegen und die Einladung später nachholen.

1. Den Einladungslink des Betriebs öffnen und die angeforderten Angaben eingeben.
2. Die Registrierung entsprechend den angezeigten Schritten abschließen.
3. Ordio anschließend im Browser oder in der Mitarbeiter-App mit den eigenen Anmeldedaten öffnen. Die App ist für iOS und Android verfügbar.

Besteht bereits ein Ordio-Konto, sollte bei einer weiteren Einladung kein zweites Konto angelegt werden. Nach Angaben des Ordio-Hilfecenters ist stattdessen im Einladungsablauf „Jetzt anmelden“ zu wählen, damit das bestehende Konto mit dem zusätzlichen Workspace verknüpft wird.

Anmeldedaten

Für die Anmeldung sind die zum Konto gehörenden Zugangsdaten maßgeblich. Je nach Art der Einrichtung kann anstelle einer E-Mail-Adresse ein Benutzername hinterlegt sein. Wurde eine Person zunächst ohne Einladung angelegt und erhielt sie dabei einen Benutzernamen, bleibt dieser laut Ordio auch nach der späteren Einladung der Anmeldename. Eine berechtigte Person findet ihn im Mitarbeiterprofil.

Nutzung nach der Anmeldung

Die Mitarbeiter-App bietet je nach Freigabe Zugang zu Schichten, Arbeitszeiterfassung, Abwesenheitsanträgen und weiteren betrieblichen Funktionen. App und Web-Workspace greifen nach Angaben des Anbieters auf dieselbe Datenbasis zu. Daraus folgt jedoch nicht, dass alle Nutzenden dieselben Informationen sehen: Rollen und Rechte können beispielsweise auf eigene Daten, einen Arbeitsbereich oder einen Standort begrenzt werden. Auch die verfügbaren Arten der Zeiterfassung lassen sich über Berechtigungen steuern.

Die für den Login verwendete E-Mail-Adresse können Kontoinhabende nach Angaben des Hilfecenters in ihren Benutzerkontoeinstellungen selbst ändern; dies ist auch in der App möglich. Administrierende können die Login-E-Mail-Adresse eines Mitarbeitenden demnach nicht stellvertretend auf diesem Weg ändern.

Passwort vergessen und Anmeldeprobleme

Passwort zurücksetzen

Auf dem Anmeldebildschirm der App und der Webversion steht die Funktion „Passwort vergessen“ zur Verfügung. Ein Link zum Zurücksetzen kann an die im Konto hinterlegte E-Mail-Adresse oder Telefonnummer gesendet werden. Die eingegebene Adresse oder Nummer muss mit den Kontodaten übereinstimmen; nach Angaben des Hilfecenters ist der Link eine Stunde gültig.

Falls das selbstständige Zurücksetzen nicht möglich ist, verweist Ordio auf seinen Support. Das Hilfecenter beschreibt als mögliche Unterstützung die einmalige Vergabe eines temporären Passworts und empfiehlt, dieses unmittelbar nach der ersten Anmeldung zu ändern.

Weitere Ursachen

• Falscher Anmeldename: Bei einem zunächst ohne Einladung angelegten Konto kann ein Benutzername statt der erwarteten E-Mail-Adresse erforderlich sein.
• Fehlerhafte Kontaktdaten in der Einladung: Eine administrierende Person kann die Einladung laut Hilfecenter erneut senden und dabei die Adresse korrigieren. Bei Telefonnummern ist die Landesvorwahl zu beachten.
• Bereits vorhandenes Konto: Eine neue Einladung zu einem Workspace sollte mit dem bestehenden Konto angenommen werden, statt ein weiteres Konto zu erstellen.
• Fehlender Zugriff auf einen Workspace: Ein Ordio-Konto allein begründet noch keine Zugehörigkeit zu einem Betrieb; die Zulassung zum Workspace erfolgt durch den jeweiligen Betrieb.

Sicherheit und Abgrenzung

Weil über Ordio unter anderem Arbeitszeiten und Personaldaten verarbeitet werden, sollten Anmeldedaten nicht an andere Personen weitergegeben werden. Ein Passwort-Reset sollte über die Anmeldeoberfläche oder die offiziellen Hilfekanäle erfolgen. Bei einer Einladung ist besonders zu prüfen, ob sie vom eigenen Betrieb stammt und zum erwarteten Workspace führt.

Das Wort „ausgeloggt“ kann im Zusammenhang mit Ordio zwei verschiedene Vorgänge meinen: das Ende einer Kontositzung oder das Ausstempeln aus einer Schicht. Ein Hilfecenter-Artikel mit einer Überschrift zum automatischen Ausloggen behandelt tatsächlich das automatische Beenden erfasster Arbeitszeit nach einer eingestellten Toleranz zum Schichtende. Er belegt keine automatische Abmeldung vom Benutzerkonto.